年报对医院管理有多重要?知名院长详解

 

从上海浦南医院到上海国际医学中心,20多年的院长生涯,刘卫东院长的现代化管理模式创新名声在外,但是很多人不知道的是,医院现代化管理的实施,得益于一个非常关键的工具——医院年报。

 

很多到刘卫东管理的医院参观学习的管理者,都会得到一份特殊的礼物——医院当年的年报,这本A4纸大小、200页厚的报告,记录了当年医院各部门的所有数据,大到医院管理的核心数据,小到一场场院内外培训,全都收录其中。而这本报告,正是刘卫东现代医院管理经验的浓缩。


由“裸”数字组成的医院管理秘籍

 

《看医界》关于刘卫东院长的报道中,“年报”被提及的频率非常高。自刘卫东1999年担任浦南医院院长以来,就坚持年报的制定,整整20年。当他2020年加入上海国际医学中心成为院长,也将年报制度带到了国际医学中心。


刘卫东的年报里记录了什么?简单来说,就是将医院各部门的工作内容、开支、服务量、成果等各项内容转化为可量化的数据,完整地记录呈现,这些数据不仅仅是各部门绩效考核的依据,更是整个医院及各部门管理水平的评价标准,决定了医院管理的方向。

 

以浦南医院2018年的年报为例,为了方便年报数据的搜集和管理,避免各部门互相推诿,医院采用“大部制”管理,将各部门划分为:医疗业务部、办公事务部、经济管理部、科教拓展部、护理部五大部分。每“大部”下属各部门每个月定期统计上报各项数据,交由管理层评价分析。到了年底会有专人总结汇总,作为医院全年管理水平的评价标准以及第二年管理调整的参考。

 

“医院管理要凭科学而不是凭经验,只有掌握数据才能分析出问题所在”,刘卫东介绍,通过对各项数据的分析,能直观看到医院的管理效果,评价学科的发展的情况,并以此为依据提升预案和管理能力。每个月和每年的数据放在一起比较,清晰明了。除了医院内部的纵向比较,这些数据也可以拿出来和其他医院横向比较,分析医院的成绩和未来努力的方向。

 

用年报数据来管理医院是刘卫东在日本学到的经验,作为一种典型的现代医院管理方式,日本几乎每家医院都在实行,但在国内却很少见。刘卫东介绍,国内有些医院也有年报,但多数是以图片和文字来呈现,带有宣传色彩,这些在他看来根本不算年报。


刘卫东直言:“我们的年报几乎都是数据,没有一张照片,涉及文字描述的部分也没有一句夸大其词,所有文字都是中性词汇,不会出现‘一流’之类的词。”刘卫东强调,医院年报所列的内容不应该仅仅是获得哪些表彰,有哪些领导考察,更重要的是医疗服务治愈好转量、科研项目、进修培训的医生数量等核心服务数据,这些数据越原始越好,最好是“裸数据”。。

 

数据对医院现代化管理的意义

 

年报不仅仅是数据搜集,更是一种管理模式。刘卫东表示,数字是一种客观的存在,更能体现出管理中的问题。例如,体现在医疗业务上,门诊(手术)服务量、手术难度系数、药品比例等数据是评价科室乃至一家医院医疗服务水平的重要指标;在科研和教学上,论文数量、科研项目、科技成果奖、学生培养数量则反映医院的教学水平。

 

而从品牌服务的角度,医院每年的媒体宣传、交流活动,接待的参观活动等,也是评价医院品牌建设效果的指标。刘卫东在浦南医院做院长时,每年都要接待上千名慕名参观的医院管理者,这在同级别医院中是绝无仅有的。

 

反应在后勤服务上,数据可以准确反映每个月的能源消耗,刘卫东院长在两家医院任职时,都遇到过某个月水费大幅上涨的情况,经过检查就知道是地下水管破裂造成的;还有医疗器械、耗材的使用,通过对每一台设备使用率的计算和统计,可以分析出设备的利用率和科室使用情况,这对于将来的学科发展、设备投资都有非常重要的意义;此外还有医院经济数据,通过数据统计,大到床位数、床位费用,门诊均次费用,小到单独的一项招待费,都逃不过管理者的“目光”,也只有充分掌握这些数据,管理层才能对医院管理“胸有成竹”。

 

通过数据可以发现问题并进行整改问题,同时数据也能反映出整改的效果。很多人在工作中会出现领导一抓就重视,不抓就松懈的情况,持续的数据的监测就能及时发现并避免这种情况。刘卫东表示,好的医院管理不是一蹴而就的,而是每年逐步发展、不断进步,通过年报上每年数据的监督,就能促使医院一直保持良性的发展态势,如果管理者不重视数据的监督和统计,员工就容易松懈,医院的发展脚步会受阻。

 

坚持标准,医院管理不能随心所欲

 

刘卫东告诉《看医界》,多数医院都拿不出年报数据,究其原因是数据管理的标准不统一“分子分母”的设置过于随意。更有甚者为了数字好看,数字的统计标准和呈现形式由领导的意图决定。

 

刘卫东强调,医院的管理不能随心所欲,在数据的搜集统计上要有科学的标准和定义,不能轻易因为政策的改变或者为了数据好看就去修改。以药品比例为例,标准的计算方式是“药品收入/医疗收入”,但有的医院为了数据好看,会将“药品收入/总收入”作为标准,或者因为政策变化,将中药饮片从药品收入中减掉。这样一来虽然数字好看了,但不利于医院的自我约束和管理。刘卫东认为,医院可以根据上级要求准备不同标准的数据,但在医院内部管理中需要坚持固定的标准,不能为了数字好看就随意修改。

 

当然,医院管理也不能一成不变。在固定标准的前提下,由于政策或医院自身发展的变化,数据的统计口径也要根据实际而调整。比如在医院发展层面,新开了科室或者增加了病区,服务量自然会随之增加;再比如在政策层面,某些药品突然纳入带量采购,那么价格自然就会下降……这些影响因素要在数据统计的过程中体现出来,让管理者分清楚这些变化是外部因素的影响,还是医院本身管理水平的提高。

 

刘卫东强调,要做到定义准确,前提是要标准化管理。只有将医院管理的各环节走向标准化模式,才能随时获取所需要的数据。小到护士长,大到职能部门和院长,都可以随时根据数据发现问题。这样一来,整个医院的管理就真正进入现代化标准化的管理模式。


年报管理制度如何在医院落地

 

浦南医院的年报做了20年,各项数据清晰可查,但对于从未引入数据管理的医院来说,如何让模式落地也是一个问题,这也是如今来到上海国际医学中心的刘卫东所面临的,但好在有浦南医院年报20年的经验,有现成的模版参照。

 

刘卫东表示,医院管理是一个循序渐进的过程,就像拧螺丝一样,只能一把一把拧,数据的搜集也一样,根据医院发展的实际情况逐年增加数据的数量,慢慢就会走上正轨。

 

据刘卫东回忆,20年前在浦南医院做第一份年报时,所有数据项目都是他自己设计。“第一年年报出来后区领导觉得非常好,决定全区推广,结果第二年我被五六个院长‘骂’”。因为其他医院拿不出这些数据,同样调取一个数据,不同口径给出的数据都不一样,没有统一标准,管理层也理不清逻辑和对错。

 

刘卫东认为,医院想引入年报的数据管理,首先需要培养管理层,对相关部门负责人进行培训。在浦南医院时,为了方便管理和数据搜集,刘卫东将医院分为“五大部”,采用“大部制”管理来提高效率。到了国际医学中心,刘卫东又增加了两个部门,形成了行政办公部、医疗业务部、护理部、经济管理部、市场部、科研教学、运行保障部“七大部”。另外,还需要医院信息系统的配合,利用科学的手段和数据来进行管理,将复杂问题简单化,可操作性。

 

相比公立医院,我国民营医疗起步较晚,因此在管理上往往更加混乱,在这样的情况下,民营医院也有必要引入年报管理吗?刘卫东觉得,恰恰是因为民营医院年轻,起步晚,才更要“起点高”:“如果在民营医疗在发展初期管理水平就一塌糊涂,那么几十年以后更没办法和公立医院相比,但民营医院若能早早地就把现代化管理手段运用到医院管理上,把各项数据管理好,将来想超越公立医院才能指日可待。”

 

来源:“看医界”微信公众号,作者:柒小略